11 oktober 2021
We herkennen het allemaal wel, we zijn eigenlijk veel te lang bezig met het reageren en schrijven van e-mails waardoor we eigenlijk niet aan ons eigen werk komen. Daarom zijn we altijd wel op zoek naar manieren om tijd te besparen om zo snel mogelijk aan het werk te kunnen. Hoe? Dat lees je hier.
Een makkelijke manier om snel tijd te besparen is door je e-mail simpelweg minder vaak te bekijken. Denk maar eens na hoe vaak jij op een dag je e-mail controleert om te kijken of je al nieuwe mailtjes hebt van klanten. Zekers tijdens een werkdag is het heel verleidelijk om meerdere keren per uur je mailbox te bekijken, maar vaak raak je hierdoor juist afgeleid van je belangrijke werkzaamheden. Als je je werkzaamheden onderbreekt om je e-mails te controleren, dan duurt het daarna weer een hele lange tijd voordat je weer goed geconcentreerd je werkzaamheden kunt hervatten. Daarom zie je steeds vaker dat werknemers ervoor kiezen om het laatste uur van hun werkdag te besteden aan e-mails. Hierdoor kunnen ze goed geconcentreerd werken. Het is namelijk bewezen dat het verstandig is om de moeilijkste taken van de dag in de ochtend te doen. Dan zijn je hersenen namelijk nog fris.
Dit is natuurlijk een makkelijke opvolger van de eerste tip. Wanneer je minder op je e-mail kijkt hoef je ook een stuk minder e-mails te schrijven en te versturen. Daarom raden wij je aan om minder vaak te kijken of je al een nieuw e-mailtje hebt, maar ook het minder vaak schrijven van een e-mail. Een belletje is vaak net even wat sneller. Hier bespaar je uiteindelijk ook tijd mee.
Als je alle mails je die krijgt van een uitgebreid antwoord gaat voorzien, dan heb je hier waarschijnlijk een paar uur per dag voor nodig. Als je merkt dat je regelmatig veel tijd kwijt bent met je e-mail, dan kun je eens overwegen om wat kortere mailtjes te gaan schrijven. Je bent hier dan niet alleen veel minder tijd kwijt met he opstellen van de -e-mail, je bericht is waarschijnlijk een stuk duidelijker voor je collega of voor je klant. Zorg er dan wel voor dat de korte e-mails nog steeds de lading dekken, want anders ben je later veel extra tijd kwijt aan het versturen van mails om je eerdere antwoorden duidelijker te maken. Wanneer je functie bestaat uit sales stuur je waarschijnlijk vaak de juiste e-mails. Het is dan verstandig om één keer die mail helemaal uit te typen om vervolgens op te slaan. Zo bespaar je aanzienlijk veel tijd, je hoeft de volgende keer dan alleen nog maar te kopiëren en te plakken. Je leidinggevende zal dan ook heel erg blij zijn wanneer je deze tips gaat gebruiken. Je leidinggevende is namelijk heel erg blij wanneer jij als je werk aan het einde van de week af kan hebben in plaats van halve dagen te besteden aan je e-mail.